Dokumentenmanagement
Produktdaten einfach organisieren, teilen und veröffentlichen

Gewinnen Sie an Flexibilität und Struktur für Ihre Entwicklungsteams, Partner und Zulieferer- und das standortübergreifend!

Moderne Dokumentenmanagement-Software wie HELiOS unterstützt die Verwaltung von digitalen Dokumenten. Damit automatisiert sie die bisherige analoge Büroarbeit im hohen Maße und entlastet den Mitarbeiter. Eine Dokumentenmanagement-Lösung wie HELiOS assistiert Mitarbeitern in einem so großen Maße, dass diese einen erheblichen Zeit- und Qualitätsgewinn während der Arbeit erfahren.

 

Ist HELiOS die passende Dokumentenmanagement Lösung für Sie?
Finden Sie es heraus:

  • Haben Sie zu Ihren Kunden und Artikeln Unmengen an Dokumenten?
  • Erfolgt in Ihrem Unternehmen keine geordnete Ablage der Dokumente?
  • Gibt es diverse Versionen auf unterschiedlichsten Arbeitsplätzen zu Ihren Dokumenten?
  • Haben Sie häufig Probleme, alle relevanten Informationen zu einem Artikel oder Kunden zusammenzusuchen?
  • Werden Ihre Dokumente insgesamt nicht sauber archiviert, und Mitarbeiter benutzen falsche oder alte Informationen aus früheren Versionen von Dokumenten?

Was ist Dokumentenmanagement aus Sicht eines HELiOS-Anwenders?

HELiOS ist ein Produktdatenmanagementsystem, das auch in Ihrem firmeninternen Dokumentenmanagement dienen kann. Hierzu ist es nicht zwangsläufig nötig, dass Ihre Artikel auf Konstruktionen beruhen, sondern es kann sich z.B. auch um Einkaufsartikel oder Weiterverkaufsartikel handeln. Durch die flexiblen Möglichkeiten, Artikel mit Dokumenten zu verknüpfen, sammeln und finden Sie später kinderleicht alle Dokumente, die Informationen zu einem Artikel oder auch Kunden beinhalten. Gerade Office-Dokumente sowie auch E-Mails lassen sich neben allen anderen Dateiformaten durch die Integration von HELiOS PDM in den gängigen Microsoft® Office-Produkten komfortabel verwalten. Jeder Artikel und jedes Dokument folgt hierbei in HELiOS seinem eigenen Workflow inklusive Freigabe und lässt sich einfach gezielt versionieren oder auch ableiten. Somit ist es auch möglich, z.B. Produktbeschreibungen versionsgenau zu archivieren, und es ist sichergestellt, dass keine ungültigen Doubletten im Unternehmen vorliegen.

Vorteile von HELiOS im Dokumentenmanagement
Schneller und effizienter arbeiten

  1. Ein PDM-System für ihr zentrales Dokumentenmanagement
  2. Verwaltung jeglicher Dateiformate mit Dokumentenstämmen
  3. Individuelle Anpassung von Masken zur gezielten Verschlagwortung von Dokumenten
  4. Tiefe Integration in die Microsoft® Office Produkte Excel, Word, Powerpoint und Outlook
  5. Verwaltung der Dokumente mit direkten Verknüpfungen zu den dazugehörigen Artikelstammdaten
  6. Indizierungs- und Ableitungsfunktionen auch für Nicht-CAD-Dokumente
  7. Freigabeworkflows und Versionsmanagement für jedes Dokument
  8. Induviduell anpassbare Masken und deren enthaltene Attribute, um Ihre Suche optimal zu gestalten
  9. Klassifizierung von Dokumenten zur schnelleren Suche
  10. Referenzierung von Kunden zu Dokumenten

Bringen Sie Ordnung in ihr Dokumentenmanagement (DMS)

"Finden statt Suchen“ lautet das Leistungsversprechen von HELiOS PDM, so sparen Sie wertvolle Zeit und Geld für die Realisierung weiterer Projekte. HELiOS als Dokumentenmanagementsystem erlaubt den Teilnehmern der gesamten Wertschöpfungskette einen gezielten Zugriff auf alle Dokumente, die die aktuellen Informationen zu ihren Produkten aber auch zu ihren Einkaufsartikeln, Maschinen oder Inventar enthalten. Das ausgefeilte Rechtemanagement basierend auf Rollenworkflows regelt hierbei gezielt, wer in ihrem Unternehmen welche Dokumente z.B. lesen, bearbeiten, freigeben oder auch löschen kann.

Nie wieder Rückfragen welche Informationen aktuell sind, nie wieder Herausgabe von veralteten Informationen an Externe oder Kunden und auch nie wieder unnötige Kopien auf lokalen Rechnern, die in unterschiedlichen Bearbeitungsständen vorliegen.

Ingenieurbüro Dipl. Ing. Gronow

„Wir sind zwar kein Großbetrieb, der die Workflows von HELiOS nutzt, da jeweils nur ein Konstrukteur am laufenden Projekt arbeitet. Doch wir sind auf ein sicheres Dokumentenmanagement mittels systematischer Ordner und Unterordner angewiesen, das sich automatisch aktualisiert.“

Holger Gronow, Geschäftsführer

SIVAplan GmbH

„Als Kunde profitieren wir von den Möglichkeiten die nur ein Hersteller bieten kann: Weiterentwicklungen und Implementierungen auf Kundenwunsch. Damit konnten wir unsere Prozesse noch weiter optimieren und die ISD nutzt das Know-how des Anwenders aus dem täglichen Einsatz der Lösung für ihre Weiterentwicklung der PDM-Software HELiOS“

Daniel Althaus, Mechanische Konstruktion

Freudenberg Sealing Technologies GmbH

„Die Reduktion von 120 auf 18 Arbeitsstunden dokumentiert eine deutliche Beschleunigung in unseren Arbeitsprozessen und liefert einen unumstößlichen Beweis für die Effizienz eines PDM-Systems wie HELiOS, das sämtliche Arbeitsabläufe für uns automatisch generiert und kontrolliert.“

Björn Quelle, Schnittstellenkoordinator

Bernard van Lengerich Maschinenfabrik GmbH & Co. KG

„CAD-erstellte Zeichnungen müssen auch verwaltet werden. HELiOS wurde im Zuge der HiCAD-Einführung miteingeführt. Für unsere Entscheidung sprach, dass beide Programme von einem Entwickler stammen und perfekt aufeinander abgestimmt sind. Der Fakt, dass die ISD ein deutscher Entwickler ist, hat unsere Wahl ebenfalls begünstigt.“

Thomas Vietz, Systemadministrator

MBS Hydraulik GmbH & Co. KG

„Zeit, die durch den Einsatz von HELiOS frei geworden ist, wird sofort für andere Tätigkeiten genutzt – für wesentliche Konstruktionsprozesse. Vor allem bei der Eingabe der Stammdaten wird viel Zeit gespart, da diese nun direkt am Artikel hängen und bei Wiederverwendung nicht erneut einzugeben sind.“

Kai Ellerbrock, Programmierer

Wächter Packautomatik GmbH & Co.KG

„Mit der Nutzung der PDM Software HELiOS konnte der Suchaufwand nach Bauteilen, Baugruppen oder Dokumenten stark reduziert werden. Die tägliche Verwaltung von Dokumenten ist deutlich übersichtlicher, einfacher und strukturierter geworden.“

Robert Förster, Konstruktionsleitung

Nahtlose Integration in Ihre IT-Struktur

Angesichts der Flut von Informationen und neuen Technologien setzen immer mehr Konzerne auf Datenintegration im Engineering, um Daten effizient und effektiver nutzen zu können. So können diese Daten nicht nur verschiedenen Personen, sondern auch in verschiedenen Systemen bereitgestellt werden. Dadurch werden Arbeitsabläufe erleichtert sowie automatisiert, und für das Unternehmen ergeben sich Zeit-, Kosten- und Aufwandsersparnisse.

HELiOS lässt sich problemlos in die vorhandene IT-Struktur Ihres Unternehmens integrieren. Mit den standardisierten Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Softwarekomponenten lassen sich Informationen direkt an der Stelle verwalten, an der sie entstehen.

Die Microsoft® Office Welt

Zahlreiche Produktinformationen eines Unternehmens entstehen außerhalb von CAD und PDM in den verschiedenen Anwendungssystemen von Microsoft® Office. Auch diese Daten und Dokumente - wie Texte, Tabellenkalkulationen oder E-Mails - lassen sich über Schnittstellen zu Microsoft® Office direkt in das mit HELiOS verwaltete Produktmodell einbinden.

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