Documentbeheer
Eenvoudig organiseren, delen en publiceren van productgegevens

Verkrijg flexibiliteit en structuur voor uw ontwikkelingsteams, partners en leveranciers - op alle locaties!

Moderne documentmanagementsoftware zoals HELiOS ondersteunt het beheer van digitale documenten. Ze automatiseren het analoge kantoorwerk in hoge mate en ontlasten de medewerker. Een oplossing voor documentmanagement zoals HELiOS helpt medewerkers in een mate waarin ze een aanzienlijke winst in tijd en kwaliteit van het werk ervaren.

 

Is HEliOS de juiste documentbeheeroplossing voor u?
Ontdek het hier:

  • Heeft u veel documenten over uw klanten en artikelen?
  • Is er in uw bedrijf geen sprake van het ordelijk archiveren van documenten?
  • Heeft u verschillende versies van uw documenten op verschillende werkplekken?
  • Heeft u vaak problemen om alle relevante informatie over een artikel of klant te verzamelen?
  • Zijn uw documenten in hun geheel niet goed gearchiveerd en gebruiken medewerkers verkeerde of oude informatie uit eerdere versies van documenten?

Wat is documentbeheer vanuit het perspectief van een HELiOS gebruiker?

HELiOS is een product data management systeem dat ook gebruikt kan worden voor uw in-house document management. Dit vereist niet noodzakelijkerwijs dat uw artikelen gebaseerd zijn op ontwerpen, maar kan bijvoorbeeld ook aankoop- of doorverkoopartikelen zijn. Met de flexibele mogelijkheden om artikelen te koppelen aan documenten kunt u eenvoudig alle documenten met informatie over een artikel of klant verzamelen en terugvinden. Office-documenten en e-mails in het bijzonder kunnen gemakkelijk worden beheerd naast alle andere bestandsformaten door HELiOS PDM te integreren met de meest populaire Microsoft Office-producten. Elk artikel en elk document volgt zijn eigen workflow in HELiOS, inclusief de release, en kan eenvoudig in een versie of afgeleid worden. Dit maakt het ook mogelijk om bijvoorbeeld productbeschrijvingen te archiveren met nauwkeurigheid van de versie en zorgt ervoor dat er geen ongeldige duplicaten in het bedrijf zijn.

Voordelen van HELiOS in documentbeheer
Sneller en efficiënter werken

  1. Een PDM-systeem voor uw centraal documentbeheer
  2. Beheer van alle bestandsformaten met documentmasters
  3. Individuele aanpassing van de maskers voor het gericht opstellen van documenten met behulp van sleutels
  4. Diepgaande integratie met de Microsoft Office-producten Excel, Word, Powerpoint en Outlook
  5. Beheer van documenten met directe links naar de overeenkomstige artikelstamgegevens
  6. Indexerings- en afleidingsfuncties ook voor niet-CCAD-documenten
  7. Release workflows en versiebeheer voor elk document
  8. Maskers en de bijbehorende attributen zijn volledig aanpasbaar om uw zoekopdracht te optimaliseren.
  9. Classificatie van documenten voor sneller zoeken
  10. Verwijzing van klanten naar documenten

Breng orde in uw documentbeheer (DMS)

"Vinden in plaats van zoeken" is de prestatiebelofte van HELiOS PDM, waardoor u kostbare tijd en geld bespaart voor de realisatie van verdere projecten. Als documentbeheersysteem geeft HELiOS de deelnemers aan de gehele waardeketen gerichte toegang tot alle documenten met de meest recente informatie over hun producten, maar ook over hun aankoopartikelen, machines of inventaris. Het uitgekiende rechtenbeheer op basis van rolworkflows regelt specifiek wie in uw bedrijf welke documenten kan lezen, bewerken, vrijgeven of zelfs verwijderen.

Geen vragen meer over welke informatie actueel is, geen verouderde informatie meer uitgeven aan externe partijen of klanten en geen onnodige kopieën meer op lokale computers die in verschillende verwerkingsstatussen beschikbaar zijn.

Naadloze integratie in uw IT-structuur

Met het oog op de stortvloed aan informatie en nieuwe technologieën wenden steeds meer bedrijven zich tot data-integratie in de techniek om gegevens efficiënt en effectief te gebruiken.Dit laatste betekent dat deze gegevens niet alleen beschikbaar kunnen worden gesteld aan verschillende mensen, maar ook in verschillende systemen. Dit vereenvoudigt en automatiseert de werkprocessen en bespaart tijd, kosten en moeite voor het bedrijf.

HELiOS kan eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande IT-structuur van uw bedrijf. Gestandaardiseerde interfaces met een grote verscheidenheid aan softwarecomponenten maken het mogelijk om informatie direct te beheren op het punt waar deze wordt gecreëerd.

De Microsoft® Office wereld

Veel van de productinformatie van een bedrijf wordt buiten CAD en PDM om gecreëerd in de verschillende applicatiesystemen van Microsoft® Office. Deze gegevens en documenten - zoals teksten, spreadsheets of e-mails - kunnen ook direct worden geïntegreerd in het door HELiOS beheerde productmodel via interfaces met Microsoft® Office.

Meer informatie over Microsoft® Office - Integraties

Start vandaag nog met HELiOS.

Mijn ISD account